С момента выдачи на руки отмеченной госрегистратором новой редакции устава и листа о выполнении записи о внесении соответствующих поправок в Единый Госреестр юр. лиц у компании официально появляется новое место для ведения бизнеса (или размещения своего исполнительного органа). Но, на этом процедура, связанная с изменением юридического адреса еще не заканчивается. Завершающий этап – уведомление о смене юридического адреса ряда госслужб и учреждений.
В соответствии с Постановлением Правительства России от 22.12.11 г. за № 1092 регистрирующий орган (а именно - территориальная ИФНС, в которую подавались документы), направит сообщение об изменении юридического адреса в необходимые государственные внебюджетные фонды и в статистику. Но иногда возникают такие ситуации, что юр. лицу приходится самому доставлять такие уведомления, чтобы сократить время ожидания официального оповещения.
Кому послать письмо о смене юридического адреса
В Госкомстат
При изменении юридического адреса плательщика налогов обязанности Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации заканчиваются уведомлением всех внебюджетных фондов и отделения Росстата. Все иное является непосредственной заботой самой компании. Поскольку компании необходимо переоформить банковскую карточку, нужно получить новые коды из Госкомитета статистики и направить в финучреждение письмо о смене юридического адреса.
Для осуществления этой цели единолично делать визит, узнавать дни и часы приема, а также стоять в длинных очередях - нет надобности. К тому же данная необходимость была отменена изданием соответствующего приказа Росстата о том, что юр. лица могут получить все сведения на госпортале ведомства.
Для этого достаточно зайти на официальный веб-портал Федерального комитета статистики http://www.gks.ru и самостоятельно распечатать новое уведомление. Для этого потребуется ввести в специальное поле для заказа информационных услуг основной Государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер плательщика налогов (ИНН) или же код Общероссийского Кодификатора предприятий и организаций (ОКПО).
Метод получения «живой» документации с кодами по «старинке», как и раньше, доступен. Нужно представить в орган Госкомстата копии решения об изменении юридического адреса, свежего листа с записью из Госреестра, а также нового свидетельства из ФНС.
В Пенсионный и внебюджетные фонды
В Российской Федерации действует принцип так называемого «единого окна», целью функционирования которого является значительное упрощение процедуры взаимодействия субъектов хозяйственной деятельности с федеральными учреждениями и фондами. Основой принципа такого взаимодействия является автоматическое уведомление необходимых учреждений о внесении изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Однако, к большому сожалению предпринимателей, на практике сотрудники налогового ведомства в силу большой загруженности, или же с иных объективных или субъективных причин, особо не спешат своевременно уведомлять своих коллег из смежных федеральных учреждений о произошедших изменениях. А, кроме того, иногда направляемое ими в госфонды письмо об изменении юридического адреса налогоплательщика может содержать ошибки.
Начиная с 5 мая 2014 года отечественные плательщики налогов не несут прямой обязанности по уведомлению Пенсионного Фонда РФ, Соцстраха и иных внебюджетных фондов о смене своего юридического адреса. Эту процедуру должна выполнить та ИФНС, которая зарегистрировала за компанией новый юр. адрес. Однако это не дает повода пускать такую серьезную процедуру на самотек.
Все-таки намного лучше будет созвониться со всеми фондами и полностью удостовериться, дошли ли до них обновленные сведения. И в случае, когда такое налоговое уведомление «затерялось», что, довольно часто случается на практике, это возникшее недоразумение можно быстро исправить, написав заявление в свободной форме, образец которого можно скачать, перейдя по ссылке, приложив к нему заверенные копии документов с новым юр. адресом.
Также проблемы могут возникнуть в случае, когда из-за изменения местонахождения компании, меняется терринспекция ИФНС и, соответственно, отделение ПФР. Если постановка на новый налоговый и пенсионный учет не была произведена автоматически, то руководителю компании или же его доверенному лицу все же потребуется вмешаться в процесс.
В банк
Получив обновленные коды Росстата, нужно смело отправляться в банковскую организацию, в которой имеется расчетный счет. Если текущие счета открыты в нескольких банках – потребуется совершить такой визит в каждый из них.
Местонахождение компании является обязательным реквизитом в банковском деле клиента, и совершенно неважно, брала ли компания денег взаймы, или просто открыла в этом бане расчетный счет. В любом из приведенных выше случаев необходимо будет переоформить карточку с образцами печати и подписей уполномоченных на совершение финансовых операций лиц.
В какой конкретно форме необходимо будет предоставлять уведомление банку об изменении юридического адреса, эту информацию лучше уточнить непосредственно в самом финучреждении. Как правило, каждый банк единолично разрабатывает собственные формуляры для заполнения, а также устанавливает свои требования к документальным доказательствам.
В любом случае, точно необходимо будет представить банковской организации решение о смене адреса собственников юр. лица, копию листа записи из Единого госреестра юр. лиц и дополнительно могут попросить представить новый устав в копии.
Контрагентам
В нормах российского законодательства нет обязанности по уведомлению своих бизнес-партнеров о внесенных в Госреестры изменений. Как правило, такие нормы делового этикета прописывают в заключительных положениях хозяйственных договоров. По этой причине каждый предприниматель сам решает, кому сообщать о смене своего местоположения, а кого проигнорировать. Но это только в том случае, если в заключенном договоре не предусмотрено обязательство об извещении своего контрагента о своем переезде.
При наличии такого требования необходимо будет отправить письменное извещение, причем в рамках оговоренного в хозяйственном договоре срока, иначе – можно «нарваться» на немалые штрафы. Для передачи такого извещения партнерам оптимальным вариантом будет воспользоваться почтовыми услугами, направив ценное письмо с описью вложения, либо доставить такое сообщение лично и передать под роспись.