Гарантийное письмо на юридический адрес (она же «гарантийка») – это документ, в котором собственник обязуется сдать в аренду свое помещение для ООО, после того как она официально откроется.
Гарантийное письмо – аналог договора аренды. Разница в том, что письмо предоставляется еще несуществующей компании.
Отметим, что термин «гарантийное письмо» применим не только в сфере предоставления юр. адресов, у него есть более широкая трактовка: это документ, в котором сторона «А» обязуется в будущем выполнить обязательства перед стороной «Б». Например, компания «А» обязуется оплатить долг перед «Б» до конца года.
Согласие на юридический адрес
Гарантийное письмо является письменным согласием собственника на предоставление юр. адреса и последующую регистрацию компании.
Без согласия собственника регистрация ООО маловероятна.
Риски без согласия собственника
Налоговая, как правило, связывается с собственниками помещений для проверки открываемых компаний.
Поэтому можно получить отказ в налоговой, если не будет согласия собственника в виде гарантийного письма, что чревато потерей времени и денег на уплату госпошлины за регистрацию ООО.
Кем может быть собственник юр. адреса
Собственником юридического адреса может быть:
- Юридическое лицо (ООО, АО, СНТ и пр.).
- Индивидуальный предприниматель.
- Физическое лицо (гражданин).
Отметим, самозанятый не может предоставлять юр. адрес, поскольку это подразумевает сдачу в аренду нежилого помещения. Самозанятый по закону может сдавать в аренду только жилые помещения.
На какую недвижимость
Офис и иные нежилые помещения
Как правило, гарантийное письмо дается для регистрации ООО в нежилом помещении. Будь то офис, склад, павильон, апартаменты, кабинет, кладовка и так далее.
Квартиры и иные жилые помещения
Гарантийные письма на юр. адрес в жилом помещении (доме, даче, квартире и пр.), как правило, дают в следующих случаях:
- Будущий директор ООО зарегистрирован в жилье, но не является собственником.
- В жилье несколько собственников, среди которых будущий директор ООО.
Согласие на юр. адрес не нужно, если директор является единоличным собственником жилья – в этом случае требуется свидетельство о собственности на жилое помещение.
Читайте по теме:
Юридический адрес ООО на домашнем адресе в квартире – За и Против.
Оформление
Гарантийное письмо составляет собственник (он же арендодатель) в свободной форме.
Что должно быть в письме:
- ФИО собственника, если физ. лицо. Если собственник ИП или юр. лицо, то наименование с ИНН.
- Адрес помещения.
- Наименование налоговой инспекции, в которую будет предоставляться письмо.
- Название организации, которая откроется на юр. адресе.
- Площадь помещения и прочее.
Образец письма
Чтобы собственники нежилых помещений тратили меньше времени на составление гарантийки, мы подготовили шаблон гарантийного письма.
Срок действия
Обычно в гарантийке не указывается срок, в течение которого письмо актуально.
По умолчанию подразумевается, что гарантийное письмо действует до момента регистрации компании на юр. адресе.
Заверение у нотариуса
Гарантийное письмо на юридический адрес не надо заверять у нотариуса.
Юридическая сила
Гарантийное письмо на юр. адрес не имеет юридического веса в плане правовых последствий. Поэтому в случае разногласий письмо навряд ли получится использовать для разрешения споров суде.
Внимание! Это касается только юр. адреса. Гарантийные письма по другим обязательствам могут иметь юридическую силу.
Подача в налоговую
Сам собственник гарантийное письмо не подает. Это делает будущий учредитель компании. Гарантийное письмо прикладывается к остальному пакету документов.
Учредитель может подать документы в налоговую:
- лично;
- через нотариуса;
- с помощью цифровой подписи.
Что дополнительно приложить
Также в качестве доказательства не лишним будет приложить к гарантийному письму копию свидетельства о праве собственности на арендуемое помещение.
Могут ли отказать без письма
Налоговая, как правило, отказывает в регистрации ООО, если отсутствует гарантийное письмо на адрес.
Налоговая и закон
Гарантийное письмо не входит в перечень документов для открытия ООО – его нет в законе о регистрации юр. лиц и ИП (ст. 12). Поэтому в теории можно открыть организацию и без согласия собственника помещения на регистрацию. Но налоговая чаще всего отказывает в открытии компаниям без гарантийного письма от собственника.
Позиция судов
Суды неоднократно подчеркивали, что открыть компанию можно и без гарантийного письма. Со стороны налоговой неправомерно отказывать в регистрации ООО, если в пакете документов на открытие компании не будет гарантийного письма.
Дело в том, что перечень документации для проведения регистрации, закреплен в законе, является исчерпывающим, и не может быть расширен по усмотрению налоговой.
На практике все иначе – чтобы избежать отказа в регистрации бизнеса проще будет предоставить гарантийное письмо от арендодателя на правомерность использования юридического адреса. В противном случае, возможно, придется потратить примерно полгода на оспаривание отказа в суде.
Когда не требуется письмо
Можно выделить ряд случаев, когда гарантийное письмо можно не подавать:
Смена юр. адреса
Поскольку компания уже существует, то подтверждением смены адреса служит договор аренды. Гарантийное письмо избыточно.
Открытие филиалов
Поскольку на момент открытия филиала или иного вида обособленного подразделения ООО уже существует, то нет необходимости прикладывать гарантийное письмо.
В этом случае для подтверждения юр. адреса филиала используется договор аренды.
Выводы и частозадаваемые вопросы
- Нужно ли гарантийное письмо для открытия ООО? – Да, без гарантийного письма налоговая почти наверняка откажет в регистрации.
- Как составить гарантийное письмо? – В свободной форме, но там есть обязательные пункты.
- Какой срок действия гарантийного письма? – По умолчанию до момента открытия ООО.
- Нужно ли заверять гарантийное письмо у нотариуса? – Нет, письмо на юр. адрес не заверяется.
- Имеет ли гарантийное письмо юридическую силу? – Нет, не имеет.
- Кто подает гарантийное письмо? – Подает будущий учредитель ООО.
- Когда гарантийное письмо не нужно? – Письмо не требуется при смене юр. адреса, при создании филиала и пр.
